KI-Richtlinie für Unternehmen: welche Entscheidungen wirklich drinstehen müssen

Der Geschäftsführer eines Zulieferers aus Norddeutschland hat im Sommer eine Muster-KI-Richtlinie heruntergeladen, den Firmennamen eingesetzt und das Dokument ans Team geschickt. Zwei Wochen später fragte ein Mitarbeiter, ob er die Kalkulation für ein Angebot in ChatGPT prüfen lassen dürfe. In der Richtlinie stand dazu nichts. Sie regelte Schulungen und Kennzeichnung, also genau die Punkte, die den Mitarbeiter nicht interessierten.

Eine Richtlinie wird an dem Tag gebraucht, an dem jemand im Team eine Frage hat und niemand die Antwort kennt. Foto: Rene Terp auf Pexels

Was sich am 27. Juli 2026 unter jeder Vorlage verschoben hat

Fast jede deutsche Anleitung zur KI-Richtlinie beruft sich auf Artikel 4 der KI-Verordnung. Der Artikel ist seit Februar 2025 anwendbar und galt als der Grund, warum jedes Unternehmen etwas Schriftliches braucht. Der alte Wortlaut klang auch danach: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um „nach besten Kräften sicherzustellen”, dass ihr Personal „über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt”.

Diese Fassung gilt nicht mehr. Die Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, veröffentlicht im Amtsblatt am 24. Juli, hat Artikel 4 mit Wirkung zum 27. Juli 2026 neu gefasst. Die Pflicht lautet jetzt, Maßnahmen zu ergreifen, „um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind”. Aus dem Sicherstellen ist ein Unterstützen geworden, und ein bestimmtes Kompetenzniveau schuldest du damit nicht mehr.

Die zweite Korrektur betrifft das Geld. Der Bußgeldkatalog steht in Artikel 99. Absatz 3 nennt Verstöße gegen die verbotenen Praktiken aus Artikel 5 mit bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent Weltjahresumsatz. Absatz 4 zählt die Artikel 16, 22, 23, 24, 26, 31, 33, 34 und 50 auf, dort sind es bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent. Absatz 5 regelt falsche Angaben gegenüber Behörden mit bis zu 7,5 Millionen Euro oder 1 Prozent. Artikel 4 taucht in keiner dieser Aufzählungen auf. Und für kleine und mittlere Unternehmen einschließlich Start-ups gilt nach Absatz 6 bei jeder dieser Geldbußen der jeweils niedrigere Betrag.

Sechs Vorlagen geprüft, sechs Mal ein überholter Stand

Für diesen Artikel habe ich am 4. September 2026 sechs deutschsprachige Ratgeber- und Vorlagenseiten zum Thema KI-Richtlinie abgerufen und im Volltext auf drei Punkte durchsucht: die zitierte Fassung von Artikel 4, die Nennung der Änderungsverordnung und die Nennung des Geschäftsgeheimnisgesetzes.

Zwei Seiten erwähnten den Digital Omnibus, allerdings ausschließlich im Zusammenhang mit den verschobenen Hochrisiko-Fristen, ohne die Änderung an Artikel 4. Eine Seite beschrieb die neue Fassung inhaltlich richtig, ohne die Rechtsgrundlage der Änderung zu nennen. Zwei Seiten behandelten Artikel 4 überhaupt nicht.

Der Befund taugt nicht als Beleg für schlechte Absicht. Er zeigt etwas Praktischeres: Wer im September 2026 eine Vorlage herunterlädt, bekommt mit hoher Wahrscheinlichkeit ein Dokument, dessen rechtliche Begründung sechs Wochen alt und überholt ist. Und weil die Begründung die Gliederung vorgibt, sind auch die Kapitel falsch gewichtet. Schulungspflicht groß, Datenklassen klein. Es sollte umgekehrt sein.

Welche Werkzeuge erlaubt sind

Die erste Entscheidung ist die einzige, die deine Mitarbeiter am Montagmorgen wirklich brauchen: Welche Werkzeuge darf ich öffnen?

Arbeite mit einer Positivliste. Eine Verbotsliste veraltet in dem Moment, in dem ein neues Werkzeug erscheint, und im KI-Markt heißt das alle paar Wochen. Eine Positivliste dreht die Beweislast um: Was nicht auf der Liste steht, braucht eine Freigabe, bevor es benutzt wird. Drei Zeilen genügen pro Eintrag, nämlich Werkzeugname, Zweck und Vertragsstand.

Der Vertragsstand ist die Zeile, an der es hängt. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag dürfen keine personenbezogenen Daten hinein, und kostenlose Zugänge stellen keinen bereit. Welche Prüfschritte dahinterstehen, haben wir in den sieben DSGVO-Regeln für KI-Tools im Mittelstand durchgespielt; dieser Artikel hier beantwortet die Frage, wie die Auswahl schriftlich verbindlich wird. Für die beiden meistgenutzten Anbieter liegen die Vertragsdetails in unseren Einzelbetrachtungen zu ChatGPT und der EU-Datenresidenz sowie zu Claude mit AVV und Team-Regeln.

Ein Punkt, den fast jede Vorlage auslässt: die Aussage zu privaten Konten. Bitkom hat am 21. Oktober 2025 Zahlen aus einer Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten veröffentlicht. 8 Prozent berichteten von weit verbreiteter Nutzung privater KI-Zugänge, 17 Prozent von Einzelfällen, weitere 17 Prozent vermuteten es, ohne es zu wissen. Regeln zum KI-Einsatz hatten 23 Prozent aufgestellt. Wenn deine Richtlinie zu privaten Konten schweigt, entscheidest du die Frage trotzdem, nur eben stillschweigend zugunsten der Schatten-KI. Was daraus wird, hat Florian in seiner Kolumne zur Schatten-KI als Compliance-Bombe beschrieben.

Die Datenfrage entscheidet über den Geheimnisschutz

Hier sitzt der schärfste Hebel, und in keiner der sechs geprüften Vorlagen stand er als Norm.

Paragraf 2 Nummer 1 des Geschäftsgeheimnisgesetzes definiert, was überhaupt ein Geschäftsgeheimnis ist. Die Information muss geheim sein, wirtschaftlichen Wert haben, und sie muss Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhaber sein. Dieses dritte Merkmal ist kein Verfahrensdetail. Es ist Tatbestandsvoraussetzung. Wer im Streitfall keine angemessenen Maßnahmen belegen kann, hat kein geschütztes Geschäftsgeheimnis, und damit auch keinen Anspruch gegen den, der es verwertet.

Die Eingabe in ein externes KI-System ist eine Offenlegung gegenüber einem Dritten, dem Anbieter. Kalkulationen, Konstruktionsdaten, Kundenlisten, Angebotsstrategien: alles, was ein Wettbewerber gerne hätte, verliert seinen Status, wenn dein Haus keine dokumentierte Regel dazu hat. Ein Gericht wird fragen, welche Maßnahmen du getroffen hast. Eine datierte, verteilte und quittierte KI-Richtlinie ist die Antwort darauf.

Praktisch heißt das: Definiere Datenklassen, und definiere sie so, dass ein Vertriebsmitarbeiter sie in fünf Sekunden anwenden kann. Drei bis vier Stufen reichen, etwa öffentlich, intern, vertraulich und personenbezogen. Zu jeder Stufe gehört eine Zeile, welche Werkzeugkategorie sie sehen darf. Wichtig ist die Beispielspalte. Abstrakte Klassen scheitern im Alltag daran, dass niemand weiß, wohin ein konkretes Dokument gehört. Zwei echte Beispiele je Stufe aus deinem Haus lösen dieses Problem besser als jede Definition.

Ein Geschäftsgeheimnis ist eine Information, die „Gegenstand von den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhaber ist”.

Paragraf 2 Nummer 1 Buchstabe b Geschäftsgeheimnisgesetz

Wer freigibt und wer für den Output geradesteht

Die dritte Entscheidung wirkt banal und wird trotzdem übersprungen: Welcher Output darf das Haus verlassen, und wer hat ihn vorher gelesen?

Formuliere das als Rolle, nicht als Appell. Ein Satz wie „KI-Ergebnisse sind vor der Verwendung zu prüfen” verpflichtet niemanden. Ein Satz wie „Texte, die an Kunden, Behörden oder in die Öffentlichkeit gehen, gibt die fachlich zuständige Führungskraft frei; die Freigabe wird im jeweiligen System vermerkt” benennt eine Person und hinterlässt eine Spur.

Diese Spur hat einen zweiten Nutzen, der direkt in die Kennzeichnungsfrage führt. Artikel 50 Absatz 4 der KI-Verordnung verlangt für bestimmte KI-erzeugte Texte eine Offenlegung, macht aber eine Ausnahme, wenn der Inhalt einer menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurde und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung trägt. Dein Freigabeprozess ist genau diese redaktionelle Kontrolle. Wer ihn dokumentiert, erfüllt die Ausnahme nachweisbar.

Kennzeichnung: was Artikel 50 verlangt und was nicht

Seit dem 2. August 2026 sind die Transparenzpflichten aus Artikel 50 anwendbar. Der Digital Omnibus hat daran nichts verschoben, er hat die Hochrisiko-Pflichten auf den 2. Dezember 2027 (Anhang III) und den 2. August 2028 (Anhang I) verlegt. Verschoben wurde lediglich eine technische Anforderung an Anbieter zur maschinenlesbaren Kennzeichnung, die im Dezember 2026 greift. Die Fristenlage insgesamt haben wir im Artikel zum Digital Omnibus und den AI-Act-Fristen aufgeschlüsselt.

Für deine Richtlinie zählt die Unterscheidung zwischen Anbieter und Betreiber, weil sie festlegt, was überhaupt dein Problem ist. Absatz 1 und Absatz 2 richten sich an Anbieter, also an die Hersteller der Systeme. Als normales Unternehmen bist du Betreiber, und dich treffen Absatz 3 und Absatz 4.

Absatz 3 betrifft Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung; wer solche Systeme einsetzt, informiert die betroffenen Personen. Absatz 4 betrifft zwei Fälle. Erstens Bild-, Ton- oder Videoinhalte, die eine reale Person oder ein reales Ereignis täuschend echt nachbilden, also Deepfakes. Zweitens Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, mit der eben beschriebenen Ausnahme bei redaktioneller Verantwortung. Absatz 5 setzt den Zeitpunkt: spätestens bei der ersten Interaktion, klar und unterscheidbar.

Kontrolliert wird das in Deutschland seit Kurzem an einer klaren Adresse. Das Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz, kurz KI-MIG, passierte am 10. Juli 2026 den Bundesrat und trat am 29. Juli 2026 in Kraft. Es macht die Bundesnetzagentur zur zuständigen Marktüberwachungsbehörde, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt, und richtet dort ein zentrales Koordinierungs- und Kompetenzzentrum ein. Sektorale Zuständigkeiten bleiben: die BaFin für den Finanzsektor, die Landesmedienanstalten für den Medienbereich, das BfArM für Medizinprodukte.

Der Teil, den fast jede Vorlage überspringt

Eine Richtlinie, die niemand durchsetzen kann, ist ein Aushang. Die fünfte Entscheidung ist deshalb die arbeitsrechtliche: Auf welcher Grundlage gilt das Dokument, und was passiert bei einem Verstoß?

Zwei Wege stehen offen. Der Arbeitgeber kann die Regeln einseitig als Weisung nach Paragraf 106 der Gewerbeordnung erlassen, oder er schließt eine Betriebsvereinbarung. Welcher Weg richtig ist, entscheidet sich an Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Die Norm gibt dem Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 8. März 2022 im Office-365-Beschluss (1 ABR 20/21) bestätigt, dass die abstrakte Eignung zur Überwachung genügt. Ein tatsächlicher Überwachungseinsatz ist nicht nötig.

Praktisch heißt das: Sobald dein Unternehmen betriebliche Zugänge bereitstellt, ist die Eignung gegeben, denn jedes kommerzielle Cloud-Angebot protokolliert Konto, Zeitpunkt und Inhalt der Anfragen. Ohne Beteiligung des Betriebsrats ist die Einführung dann unwirksam, und der Betriebsrat kann die Unterlassung gerichtlich durchsetzen.

Die Gegenprobe liefert das Arbeitsgericht Hamburg. Am 16. Januar 2024 (24 BVGa 1/24) wies es die Anträge eines Konzernbetriebsrats ab, der die ChatGPT-Nutzung untersagen lassen wollte. Der Arbeitgeber hatte das Werkzeug freigegeben und eine KI-Richtlinie veröffentlicht, die Beschäftigten legten private Konten an und trugen die Kosten selbst. Das Gericht ordnete die Vorgaben als Regelung der „Art und Weise der Arbeitserbringung, mithin mitbestimmungsfreies Arbeitsverhalten” ein. Ein mitbestimmungspflichtiges Ordnungsverhalten sah es darin nicht. Ohne eigene Infrastruktur und ohne Zugriff auf Nutzungsdaten fehlte dem Arbeitgeber die Überwachungsmöglichkeit.

Die Entscheidung wird gern als Freibrief zitiert. Sie ist das Gegenteil. Sie beschreibt exakt den Zustand, den du nicht willst: Die Firma stellt nichts bereit, die Belegschaft arbeitet auf privaten Konten, und die Geschäftsdaten liegen bei Anbietern, mit denen kein Vertrag besteht. Wer die Werkzeuge betrieblich bereitstellt, holt sich die Mitbestimmung ins Haus und bekommt dafür Kontrolle, Verträge und Protokolle.

Ein Sonderfall gehört noch in die Richtlinie, auch wenn er erst später greift: Artikel 26 Absatz 7 der KI-Verordnung verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Beschäftigten vor der Inbetriebnahme eines Hochrisiko-KI-Systems am Arbeitsplatz zu informieren. Typische Fälle sind Bewerberauswahl und Leistungsbewertung. Die zugehörigen Pflichten sind auf den 2. Dezember 2027 verschoben, die Informationspflicht selbst ist billig zu erfüllen und gehört jetzt schon in den Prozess.

KI-Kompetenz nach der Neufassung

Bleibt die Schulungsfrage, die in den Vorlagen den meisten Platz einnimmt. Nach der neuen Fassung von Artikel 4 schuldest du Maßnahmen zur Unterstützung der Kompetenzentwicklung. Kein Zertifikat, kein Stundenumfang, kein garantiertes Niveau.

Für den Nachweis reicht ein internes Protokoll: Wer wurde wann worüber unterrichtet, mit welchem Material. Eine Teilnehmerliste mit Datum und Thema, abgelegt neben der Richtlinie, erfüllt den Zweck. Wenn ihr das Format sucht, das bei Führungskräften hängen bleibt, findest du unser Vorgehen auf der Seite zu den KI-Workshops.

Zwei Dinge gehören inhaltlich unbedingt hinein, weil sie im Alltag am meisten Schaden verhindern. Erstens die Datenklassen aus deiner Richtlinie, an echten Dokumenten geübt. Zweitens das Erkennen von falschen Ausgaben, denn die Haftung für einen fehlerhaften KI-Text trägt weiterhin dein Unternehmen. Wie weit Systeme mittlerweile eigenständig handeln und wo die Aufsicht ansetzen muss, zeigt unser Realitätscheck zu KI-Agenten im Mittelstand.

Woran du erkennst, ob deine Richtlinie als Nachweis taugt

Drei Formalien entscheiden darüber, ob das Dokument im Ernstfall etwas wert ist, und sie kosten zusammen zehn Minuten.

Das Dokument braucht ein Datum und eine Versionsnummer, sonst lässt sich nicht belegen, dass die Regel zum fraglichen Zeitpunkt schon galt. Es braucht eine namentlich benannte verantwortliche Person, sonst fehlt die Adresse für Rückfragen und Freigaben. Und es braucht einen Verteilnachweis, also eine Empfangsbestätigung je Beschäftigtem, denn eine Regel, die niemand erhalten hat, bindet niemanden.

Dazu kommt ein Termin für die nächste Durchsicht. Halbjährlich ist bei der aktuellen Änderungsgeschwindigkeit angemessen. Die Datenschutzkonferenz hat in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz” vom 6. Mai 2024 empfohlen, für offene Systeme wie öffentlich zugängliche Chatbots interne Vorgaben zu machen, und im Juni 2025 eine Orientierungshilfe zu technischen und organisatorischen Maßnahmen für KI-Systeme nachgelegt. Beide Papiere sind der Maßstab, an dem eine Aufsichtsbehörde deine Regelung misst.

Arno Hoffrichter

Chief Technology Officer, Collective Brain GmbH · Hamburg

CTO bei Collective Brain. Verantwortlich für die technische Umsetzung von Web-Projekten und SEO-Architektur.

Beratung anfragen