ChatGPT DSGVO-konform im Unternehmen: AVV, EU-Datenresidenz, Team-Regeln

Bei ChatGPT entscheidet der Tarif über den Datenschutz, lange bevor irgendein Häkchen im Adminbereich das tut. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es nur für die Geschäftskunden-Pläne, europäische Datenresidenz nur für zwei davon, und beides lässt sich hinterher kaum nachrüsten. Dieser Leitfaden zeigt, welche Entscheidungen vor dem ersten Prompt fallen und welche Regeln dein Team danach braucht.

Der Papierkram kommt bei ChatGPT vor dem Rollout, nicht danach. Foto: RDNE Stock project auf Pexels

Der Tarif ist der erste Filter, nicht die Einstellung

Der Vertragstext heißt OpenAI Data Processing Addendum und trägt das Gültigkeitsdatum 1. Januar 2026. Er kommt ohne ausgedruckte Unterschrift zustande: durch Zustimmung, durch Annahme des Order Forms oder schlicht durch die Nutzung der Dienste. Wer im Aktenordner nach einer Unterschrift sucht, findet deshalb nichts und schließt daraus manchmal falsch, es gebe gar keinen AVV.

Wichtiger als die Form ist die Frage, wer da eigentlich unterschreibt. Das Addendum regelt es klar: Vertragspartner ist OpenAI OpCo, LLC in San Francisco, es sei denn, der Kunde sitzt im Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz. Dann ist es OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, Dublin. Dieselbe irische Gesellschaft benennt OpenAI in Abschnitt 12 der europäischen Datenschutzerklärung auch für Privatnutzer als Verantwortlichen. Das hat eine praktische Folge, die oft untergeht: Auf der ersten Ebene, zwischen deinem Unternehmen und OpenAI, liegt gar keine Drittlandübermittlung vor. Die Übermittlung in die USA passiert eine Etage tiefer, innerhalb der OpenAI-Gruppe, und dafür verweist Abschnitt 4.1 des Addendums auf Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO.

Welche Produkte überhaupt in diesen Rahmen fallen, listet OpenAI auf seiner Enterprise-Privacy-Seite, zuletzt aktualisiert am 8. Januar 2026: ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise, ChatGPT for Healthcare, ChatGPT Edu, ChatGPT for Teachers und die API-Plattform. Free, Go, Plus und Pro stehen nicht darauf. Ein Mitarbeiter, der Kundenmails über sein privates Plus-Konto formulieren lässt, arbeitet also ohne Vertrag, ohne Verantwortlichenkette und damit ohne Rechtsgrundlage für personenbezogene Daten. Einen Überblick über die Pläne selbst haben wir im ChatGPT-Hub mit dem Abschnitt zu Plänen und Datenschutz zusammengestellt.

Eine Sprachfalle gehört dazu: Der mittlere Geschäftskunden-Plan heißt inzwischen Business, früher hieß er Team. OpenAI hat die Umbenennung nicht überall nachgezogen. Die Preisseite und die Unterauftragsverarbeiter-Liste sprechen von Business, die Data-Controls-FAQ im Hilfebereich nennt weiterhin Team. Wenn du also einen deutschen Ratgeber liest, der dir ChatGPT Team empfiehlt, prüfe zuerst, ob er auf einem Stand von 2025 stehengeblieben ist.

Was der private Account seit Februar 2026 zusätzlich mitbringt

Im Privatkonto ist Modelltraining der Ausgangszustand. Die Hilfeseite von OpenAI erklärt, wie du das Training beendest, über den Schalter „Improve the model for everyone” in den Data Controls. Sie erklärt nicht, wie man es startet. Das sagt dir alles über die Werkseinstellung. Temporäre Chats sind die Ausnahme: Sie werden nach 30 Tagen gelöscht, fließen nicht ins Training und tauchen weder in der Historie noch im Gedächtnis auf, können aber zur Missbrauchskontrolle gesichtet werden.

Seit dem 9. Februar 2026 kommt ein zweiter Punkt dazu. OpenAI testet in den USA Werbung in ChatGPT, ausgespielt in den Plänen Free und Go. Plus, Pro, Business, Enterprise und Edu bleiben werbefrei, Konten von Minderjährigen ebenfalls. OpenAI schreibt dazu, dass Gespräche nicht an Werbetreibende weitergegeben und Daten nicht verkauft werden, und dass die Anzeigenauswahl unter anderem den Kontext des laufenden Gesprächs heranzieht. Für einen Geschäftsführer ist die Schlussfolgerung schlicht: Das Gratis-Konto ist inzwischen ein werbefinanziertes Produkt, und Firmeninhalte gehören dort nicht hinein.

Der dritte Punkt kommt aus dem Gerichtssaal und zeigt, wie viel die Plan-Entscheidung praktisch wert ist. Im Urheberrechtsverfahren der New York Times gegen OpenAI musste das Unternehmen über Monate sämtliche Ausgabe-Logs aufbewahren, auch gelöschte Chats. Betroffen waren nach OpenAIs eigener Darstellung die Konten Free, Plus, Pro und Team sowie API-Nutzung ohne Zero-Data-Retention-Vereinbarung.

This does not impact ChatGPT Enterprise or ChatGPT Edu customers.

— OpenAI, FAQ zu den Datenforderungen der New York Times

Am 27. Mai stellte das Gericht ausdrücklich klar, dass ChatGPT Enterprise von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen ist. Die Pflicht endete am 26. September 2025. Danach ging es weiter: Am 5. Januar 2026 bestätigte US-Bezirksrichter Sidney Stein die Anordnung, die kompletten 20 Millionen de-identifizierten Chatlogs an die Kläger herauszugeben, statt nur eine Auswahl. Am 9. Juli 2026 warfen die New York Times und die Daily News OpenAI vor, Beweise zurückgehalten zu haben, und beantragten, die 20-Millionen-Stichprobe als unzuverlässig auszuschließen. Ein AVV schützt gegen so etwas nicht. Der gebuchte Plan tut es teilweise.

Europäische Datenresidenz gibt es, nur nicht im meistgekauften Plan

Hier liegt der praktische Unterschied zu anderen Anbietern. Während Anthropic für Claude gar keine EU-Region anbietet und Verarbeitung in Europa nur über AWS Bedrock oder Google Cloud möglich macht, hat OpenAI eine eigene europäische Option gebaut und in zwei Stufen ausgerollt.

Stufe eins ist die Speicherung am Ort: Geeignete API-Kunden und neue ChatGPT-Enterprise- und Edu-Arbeitsbereiche können Kundeninhalte in Europa (EWR und Schweiz) ablegen, inklusive Backups und Replikate. Stufe zwei kam am 16. Januar 2026 dazu. Seitdem bietet OpenAI Inferenz-Residenz an, also die GPU-Ausführung auf den eigenen Inhalten innerhalb der Region, verfügbar für Europa, die USA und die Vereinigten Arabischen Emirate. Sie setzt voraus, dass die Datenresidenz in derselben Region bereits aktiv ist, und richtet sich laut OpenAI an geeignete Kunden von ChatGPT Enterprise, Edu und Healthcare. Kostenpunkt: null. Die Datenresidenz ist in den Enterprise- und Bildungsplänen ohne Aufpreis enthalten.

Dazu kommt eine Einbahnstraße, die Geld kostet, wenn man sie übersieht. Die Region wird beim Anlegen gesetzt. Für die API schreibt OpenAI ausdrücklich, dass europäische Residenz nur für neue Projekte konfigurierbar ist und bestehende Projekte danach nicht mehr umgestellt werden können. Bei ChatGPT gilt sie für neue Arbeitsbereiche. Wer heute ohne Region startet und die Anforderung in zwölf Monaten vom ersten Konzernkunden ins Lastenheft geschrieben bekommt, richtet einen zweiten Arbeitsbereich ein und zieht Nutzer, Custom GPTs und Dateien um.

Was „in Europa” abdeckt und was daneben liegt

Der Begriff verspricht mehr, als er hält, und OpenAI dokumentiert das transparent genug, dass man es nachlesen kann. In der Region gespeichert werden ChatGPT-Memory, Artefakte aus Code Interpreter und Datenanalyse, Konversationen in Text, Bild und Sprache, Custom GPTs samt Prompts und Ausgaben, hochgeladene Dateien und die Ein- und Ausgaben der Bildgenerierung.

Ein Satz aus der Dokumentation verdient dabei besondere Aufmerksamkeit, weil er den Umgang mit jedem künftigen Feature vorwegnimmt: Wenn OpenAI neue Funktionen oder Modalitäten veröffentlicht, sind diese für die Datenresidenz nicht geeignet, solange sie nicht ausdrücklich in dieser Liste stehen. Jede neue Funktion ist also erst einmal draußen, bis das Gegenteil dokumentiert ist.

Außerhalb der Region bleiben unter anderem Daten, die über externe Integrationen abfließen, also Apps und MCP-Server sowie die Web-Suche, dazu flüchtige Verarbeitungsschritte, Arbeitsbereichs-Metadaten, der Name des Arbeitsbereichs, Rechnungsdaten und Anmeldevorgänge. Nicht residenzfähig sind Apple Intelligence samt Xcode Code Intelligence, alle Funktionen, die noch nicht allgemein verfügbar sind, Drittanbieter-GPTs, Codex Web sowie ChatGPT Sites. Codex-App und Codex-CLI dagegen werden unterstützt.

Inference residency adds a location guarantee for GPU execution on in-scope customer content, but does not confine all processing to the region.

— OpenAI Help Center, Data residency and inference residency for ChatGPT

Auch mit aktivierter Inferenz-Residenz laufen Authentifizierung, Routing und Analytik weiterhin global. Und eine Nebenwirkung wird gern übersehen: In Arbeitsbereichen mit Datenresidenz lässt sich die Freigabe eines Custom GPT nicht mehr auf „jeder” stellen, Zugriff haben nur Nutzer derselben Residenz-Region. Wer GPTs bisher öffentlich geteilt hat, ändert damit einen Arbeitsablauf.

Die API: 30 Tage sind der Normalfall, Zero Data Retention hat Bedingungen

Für die API gilt seit dem 1. März 2023 die klare Ansage, dass gesendete Daten nicht für Training verwendet werden, sofern man sich nicht ausdrücklich dafür entscheidet. Gespeichert wird trotzdem: Missbrauchs-Logs entstehen standardmäßig für jede API-Nutzung und werden bis zu 30 Tage aufbewahrt, länger nur, wenn das Gesetz es verlangt oder es zum Schutz vor Schaden nötig ist.

Wer diese Logs loswerden will, braucht Zero Data Retention oder das schwächere Modified Abuse Monitoring. Beides steht unter dem Vorbehalt vorheriger Genehmigung durch OpenAI und zusätzlicher Auflagen, wird also über den Vertrieb freigeschaltet und lässt sich danach je Organisation oder Projekt einstellen. Drei Einschränkungen sollte ein Entwicklungsteam kennen, bevor es ZDR in die Architektur einplant:

Mit aktivem ZDR wird der Parameter store bei /v1/responses und /v1/chat/completions immer als false behandelt, auch wenn die Anfrage etwas anderes sendet. Eine ganze Reihe von Endpunkten ist gar nicht ZDR-fähig, darunter /v1/conversations, /v1/chatkit/threads, /v1/assistants, /v1/threads und /v1/vector_stores; sie halten Anwendungsdaten bis zur Löschung vor. Und unter den Stichworten Eyes Off und Safety Retention behält sich OpenAI vor, einzelne Modelle für ZDR oder Modified Abuse Monitoring auszunehmen, mit vorheriger schriftlicher Ankündigung an die betroffenen Kunden.

Ein Detail versöhnt: Wer ein API-Projekt mit europäischer Region anlegt, bekommt Zero Data Retention automatisch dazu. OpenAI formuliert das so, dass Anfragen aus solchen Projekten in der Region und ohne Speicherung von Anfragen und Antworten verarbeitet werden. Das ist der sauberste Pfad, den OpenAI derzeit anbietet, und er kostet nichts außer der Disziplin, das Projekt gleich richtig anzulegen.

Wer außer OpenAI noch an den Daten sitzt

Die Unterauftragsverarbeiter-Liste ist öffentlich und lohnt zehn Minuten. Ein Teil der Infrastruktur läuft in Europa: Microsoft nennt unter anderem Deutschland, Irland und die Niederlande, Google Cloud unter anderem Finnland und die Niederlande, CoreWeave Norwegen, Spanien und Schweden. Ein anderer Teil steht ausschließlich in den USA, etwa Amazon Web Services und Snowflake für das Data Warehousing. Für Kundenbetreuung und Moderation kommen TaskUs von den Philippinen und Accenture aus den USA, Kanada und den Philippinen dazu.

Gegen neue Unterauftragsverarbeiter kannst du innerhalb von 30 Tagen nach der Ankündigung widersprechen. Löst OpenAI die Bedenken nicht binnen 30 Tagen und findet sich keine wirtschaftlich vertretbare Alternative, darf jede Seite den Vertrag oder die betroffene Nutzung kündigen, mit anteiliger Rückerstattung. Das Audit-Recht ist enger, als Datenschutzbeauftragte sich das wünschen: einmal pro Jahr, auf eigene Kosten, und OpenAI darf statt einer Prüfung eine Zusammenfassung der Auditberichte herausgeben.

Ein Punkt, bei dem viele Ratgeber danebengreifen: Im Addendum sind die Standardvertragsklauseln zwar ausführlich ausgestaltet, mit Recht von England und Wales und dem ICO als zuständiger Aufsichtsbehörde. Diese Passage steht aber unter der Überschrift für UK-Daten nach Abschnitt 4.2. Für EWR- und Schweiz-Daten gilt Abschnitt 4.1 mit dem Verweis auf SCC-basierte Vereinbarungen oder einen Angemessenheitsbeschluss. Wer die englische Klausel in seine Verarbeitungsübersicht als EU-Garantie einträgt, dokumentiert etwas Falsches. Bemerkenswert ist außerdem, was im Addendum fehlt: eine Berufung auf das EU-US Data Privacy Framework. OpenAI stützt sich vertraglich auf Standardvertragsklauseln.

Der Aufsichtsstand: eine Geldbuße, die es so nicht mehr gibt

Fast jeder deutschsprachige Text zum Thema zitiert dieselbe Zahl. Die italienische Aufsichtsbehörde Garante schloss ihr Verfahren gegen OpenAI mit Bescheid Nr. 755 vom 2. November 2024 ab: 15 Millionen Euro Geldbuße plus eine sechsmonatige Informationskampagne, wegen fehlender Rechtsgrundlage für das Training mit personenbezogenen Daten und wegen Transparenzmängeln.

Diese Zahl ist überholt. Das Tribunale di Roma hat mit Urteil Nr. 4153/2026, veröffentlicht am 18. März 2026, dem Widerspruch gegen den Bescheid stattgegeben. Der Garante hat den Bescheid daraufhin vorübergehend von der eigenen Website genommen und vermerkt das direkt über der Pressemitteilung von damals. Für die Praxis heißt das zweierlei. Erstens gehört die Zahl aus Compliance-Unterlagen gestrichen, die sie als geltende Sanktion führen. Zweitens ändert das an den Pflichten deines Unternehmens nichts, denn verantwortlich für den Einsatz bleibt ihr, unabhängig davon, wie die Verfahren gegen den Anbieter ausgehen.

Für die deutsche Perspektive sind ohnehin andere Papiere maßgeblich. Die Datenschutzkonferenz hat ihre Orientierungshilfe zu Künstlicher Intelligenz und Datenschutz am 6. Mai 2024 veröffentlicht, im Juni 2025 eine Orientierungshilfe zu technischen und organisatorischen Maßnahmen bei KI-Systemen nachgelegt und im Oktober 2025 ein Papier zu generativen KI-Systemen mit RAG-Methode. Ein Update aus 2026 gibt es bislang nicht. Dazu kommt seit dem 2. August 2026 die allgemeine Anwendbarkeit des EU AI Act mit den Offenlegungspflichten aus Artikel 50, in Deutschland beaufsichtigt von der Bundesnetzagentur nach dem KI-Marktüberwachungsgesetz.

Die Team-Regeln, die tatsächlich gebraucht werden

Vertrag und Region sind Einkaufsentscheidungen. Was danach im Alltag passiert, entscheidet über den Rest. Fünf Festlegungen reichen für den Anfang, und sie gehören auf eine Seite, nicht in ein 30-seitiges Konzept.

Konto und Plan. Dienstliche Anfragen laufen ausschließlich über den lizenzierten Firmen-Arbeitsbereich. Private Plus-Konten sind für Firmeninhalte gesperrt, und zwar schriftlich, damit die Regel im Zweifel nachweisbar ist.

Datenkategorien. Eine kurze Positivliste und eine kurze Negativliste, beide mit Beispielen aus eurem Geschäft. Personalakten, Gesundheitsdaten, Mandats- und Berufsgeheimnisse gehören typischerweise auf die Negativliste, Marketingtexte und öffentlich verfügbare Recherchen auf die Positivliste. Der Zwischenraum ist der interessante Teil, dort braucht ihr eine benannte Person, die entscheidet.

Funktionen mit Regionsaustritt. Web-Suche, Apps und MCP-Verbindungen führen Inhalte aus der gewählten Region heraus. Wenn ihr EU-Residenz gebucht habt, muss geregelt sein, wer diese Funktionen für welche Arbeitsbereiche freischaltet. Dasselbe gilt für jedes neue Feature, das OpenAI ausrollt, weil es per Voreinstellung außerhalb der Residenz steht.

Aufbewahrung. In Enterprise, Healthcare und Edu bestimmen die Admins, wie lange Inhalte liegen bleiben. Diese Zahl gehört ins Verarbeitungsverzeichnis, gemeinsam mit der Regel, dass gelöschte Konversationen innerhalb von 30 Tagen aus den Systemen verschwinden.

Kennzeichnung. Artikel 50 des EU AI Act verlangt Offenlegung, wenn Menschen direkt mit einem KI-System sprechen oder wenn KI-generierte Inhalte zu Themen von öffentlichem Interesse veröffentlicht werden. Wer ChatGPT im Kundenkontakt oder in der Content-Produktion einsetzt, braucht dafür eine Formulierung, die jeder im Team kennt.

Wer das Ganze werkzeugübergreifend aufsetzen will, findet die allgemeine Prüfreihenfolge in unserem Überblick zu DSGVO-konformen KI-Tools im Mittelstand. Und wenn im Unternehmen bereits Agenten im Einsatz sind, die eigenständig auf Slack, Teams oder Drive zugreifen, lohnt der Blick in den Vergleich von ChatGPT Work und Claude Cowork, weil dort die Zugriffsrechte und nicht mehr der Prompt das Risiko bestimmen.

Was du diese Woche entscheidest

Öffne die Verwaltung eures Arbeitsbereichs und schau nach, ob dort Business oder Enterprise steht. Steht Business dort und braucht ihr europäische Datenhaltung, dann ist das keine Einstellung, die ihr ändert, sondern ein neuer Arbeitsbereich, den ihr plant, samt Umzug der Nutzer und der Custom GPTs. Baut ihr auf der API, legt vor der nächsten Ausbaustufe ein neues Projekt mit europäischer Region an, weil bestehende Projekte danach nicht mehr umgestellt werden können. Und nehmt die 15-Millionen-Zahl aus den Unterlagen, in denen sie als geltende Sanktion steht.

Arno Hoffrichter

Chief Technology Officer, Collective Brain GmbH · Hamburg

CTO bei Collective Brain. Verantwortlich für die technische Umsetzung von Web-Projekten und SEO-Architektur.

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