Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden: Alle Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen. Eine eigene gesetzliche Regelung steht auch im August 2026 noch aus. Was heute schon Pflicht ist, was der Entwurf vom 18. Juni vorsieht und warum Mittelständler trotzdem jetzt handeln sollten.
Zeiterfassung ist kein bürokratisches Extra, sondern bereits heute rechtliche Pflicht. Foto: Ono Kosuki auf Pexels
Was seit September 2022 für alle Unternehmen gilt
Ein Urteil, das viele Unternehmer unterschätzt haben: Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21), dass bereits nach geltendem Recht eine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung besteht. Grundlage ist nicht das Arbeitszeitgesetz direkt, sondern das Arbeitsschutzgesetz, aus dem das BAG eine generelle Arbeitgeberpflicht ableitet.
Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche. Ausgenommen sind lediglich leitende Angestellte im gesetzlichen Sinn.
Was zu erfassen ist:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Pausen (Beginn und Ende)
- Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit
Was der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 vorsieht
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 18. Juni 2026 einen Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Es handelt sich um eine Hausfassung des Ministeriums, noch keinen Regierungsentwurf. Wer eine Schlagzeile mit „elektronische Zeiterfassung ist jetzt Pflicht” liest, sollte deshalb den Stand prüfen: Pflicht ist die Zeiterfassung, ihre Form ist es weiterhin nicht.
Elektronische Erfassung als Regelfall: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet werden. Die eigentliche Eingabe darf der Arbeitgeber an die Beschäftigten selbst oder an Dritte delegieren, verantwortlich bleibt er. Beschäftigte erhalten ein Einsichtsrecht und können eine Kopie ihrer Aufzeichnungen verlangen.
Dauerhafte Ausnahme für Kleinstbetriebe: Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten bleiben von der elektronischen Form befreit, ebenso Privathaushalte mit Hausangestellten. Aufzeichnen müssen sie trotzdem, das Medium steht ihnen frei. Ein großer Teil des deutschen Handwerks und viele kleine Agenturen fallen damit aus der Elektronikpflicht heraus. In der Fassung, die dieser Artikel im Juni beschrieben hat, fehlte diese Schwelle noch.
Ausstieg per Tarifvertrag: Tarifgebundene Arbeitgeber können über Tarifvertrag oder eine darauf gestützte Betriebs- oder Dienstvereinbarung festlegen, dauerhaft nichtelektronisch zu erfassen.
Gestaffelte Übergangsfristen: Im ersten Jahr nach Inkrafttreten dürfen alle Arbeitgeber noch nichtelektronisch erfassen. Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten haben zwei Jahre Zeit, Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre.
Längere Arbeitstage nur mit Tarifvertrag: Statt der täglichen Höchstarbeitszeit soll eine wöchentliche Grenze vereinbart werden können. Das greift ausschließlich dort, wo ein Tarifvertrag oder eine darauf gestützte Betriebsvereinbarung es ausdrücklich vorsieht. Für nicht tarifgebundene Betriebe bleibt es beim Achtstundentag mit der bekannten Verlängerung auf zehn Stunden.
Höherer Bußgeldrahmen: Für Verstöße sieht der Entwurf bis zu 50.000 Euro vor. Heute liegt der Rahmen bei 30.000 Euro.
Warum der Entwurf seit Wochen liegen bleibt
Union und SPD haben sich bei der Wochenarbeitszeit und der gesetzlichen Erfassungspflicht bis heute nicht geeinigt. Der Koalitionsausschuss beschloss am 1. und 2. Juli 2026 ein Paket mit 34 arbeits- und sozialrechtlichen Maßnahmen, die Arbeitszeitreform kam darin nicht vor. Ein Kabinettsbeschluss fehlt seither, das parlamentarische Verfahren hat nicht begonnen, und am Ende muss auch der Bundesrat zustimmen.
Für die Planung im Betrieb hat das eine unangenehme Folge: Die Übergangsfristen hängen am Inkrafttreten, ein Kalenderdatum steht im Entwurf nirgends. Jeder Monat ohne Kabinettsbeschluss schiebt alle Fristen mit nach hinten. Wer mit fünf Jahren Übergangszeit kalkuliert und deshalb abwartet, wartet auf eine Frist, deren Startpunkt niemand kennt. Die Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss läuft davon völlig unabhängig weiter.
„Mittelständische Unternehmen, die jetzt auf rechtssichere digitale Zeiterfassung umstellen, erfüllen schon die heutige Anforderung und sind für die kommende Pflicht vorbereitet.”
IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung 2026, Pflicht, Gesetzesstand und Urteile
Was bei Verstößen droht
Behörden können Unternehmen anweisen, ein rechtssicheres Zeiterfassungssystem einzuführen. Kommen Unternehmer dieser Anordnung nicht nach, sind Bußgelder bis zu 30.000 Euro möglich. Diese Konsequenz ergibt sich bereits aus dem aktuellen Recht, noch ohne neue Gesetzesnovelle.
Wer Überstunden oder Sonn- und Feiertagsarbeit nicht dokumentiert, riskiert darüber hinaus Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten des Arbeitszeitgesetzes. Diese waren schon vor dem BAG-Urteil bußgeldbewehrt.
Der Referentenentwurf würde den Rahmen auf bis zu 50.000 Euro anheben. Bis zu einem beschlossenen Gesetz bleibt es bei den 30.000 Euro.
Was das für den Mittelstand bedeutet
Ein Unternehmen mit 80 Mitarbeitenden, das noch mit Excel-Tabellen oder Stundenbögen auf Papier arbeitet, erfüllt formal möglicherweise die Mindestanforderung. Rechtssicher ist das nicht. Manipulierbare Aufzeichnungen bestehen die „objektiv und verlässlich”-Hürde aus dem EuGH-Urteil (C-55/18) nur schwer.
Drei Punkte, auf die es bei der Systemauswahl ankommt:
- DSGVO-Konformität: Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Das System muss Zugriffsrechte sauber abbilden und eine Zweckbindung sicherstellen. Die Prüfkriterien sind dieselben wie bei der Auswahl DSGVO-konformer Werkzeuge.
- Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung und ERP: Isolierte Lösungen schaffen nur einen weiteren Datentopf. Wer ERP-Systeme im Einsatz hat, sollte auf direkte Integration achten.
- Betriebsratskonformität: Hat ein Betrieb einen Betriebsrat, braucht die Einführung eines Zeiterfassungssystems dessen Mitbestimmung. Eine Betriebsvereinbarung ist dann Pflicht. Wer im Personalbereich ohnehin an KI-gestütztem Recruiting arbeitet, verhandelt beides besser in einem Aufwasch, weil dieselben Gremien und dieselbe Vereinbarung betroffen sind.
Die gute Nachricht: Viele Zeiterfassungslösungen sind inzwischen günstig, cloudbasiert und schnell eingeführt. Wer Prozessautomatisierung ohnehin auf der Agenda hat, kann Zeiterfassung gleich mitdenken, statt sie als Sonderprojekt zu behandeln. Und wer Abläufe schrittweise auf KI-Automatisierung umstellt, hat die Anschlussfrage schon auf dem Tisch: Saubere Zeitdaten sind die Grundlage jeder Auslastungs- und Projektkalkulation.
Häufige Fragen
Besteht bereits heute eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass alle Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Die Pflicht gilt unabhängig von Branche und Unternehmensgröße.
Muss die Zeiterfassung schon elektronisch sein?
Noch nicht. Solange die ArbZG-Novelle nicht beschlossen ist, sind auch schriftliche Systeme zulässig, sofern sie objektiv, verlässlich und zugänglich sind. Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 macht die elektronische Form zum Regelfall. Ein Kabinettsbeschluss dazu liegt am 25. August 2026 nicht vor.
Welche Bußgelder drohen bei Verstößen?
Behörden können bei Verstößen gegen bestehende Aufzeichnungspflichten eine Anordnung erlassen. Wird dieser nicht nachgekommen, drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro. Diese Höhe gilt bereits nach aktuellem Recht. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 würde den Rahmen auf 50.000 Euro anheben, beschlossen ist er nicht.
Was muss bei der Zeiterfassung konkret dokumentiert werden?
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie alle Pausen. Überstunden und Sonn- oder Feiertagsarbeit sind ohnehin im ArbZG explizit dokumentationspflichtig.
Wann gilt die elektronische Pflicht für kleine Betriebe?
Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten hätten nach dem Entwurf fünf Jahre Übergangsfrist ab Inkrafttreten des Gesetzes. Ein Inkrafttreten gibt es am 25. August 2026 nicht, damit läuft auch keine Frist. Die Fristen hängen am Inkrafttreten, ein Kalenderdatum steht im Entwurf nirgends.
Gilt die elektronische Pflicht auch für einen Betrieb mit fünf Mitarbeitenden?
Nach dem Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 nicht. Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten sind von der elektronischen Form dauerhaft ausgenommen, ebenso Privathaushalte mit Hausangestellten. Arbeitszeiten erfassen müssen auch sie, das Medium bleibt ihnen freigestellt.
Kommt der Zwölfstundentag für alle Betriebe?
Nein. Die wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit soll nur dort gelten, wo ein Tarifvertrag oder eine darauf gestützte Betriebsvereinbarung sie ausdrücklich vorsieht. Für nicht tarifgebundene Betriebe bleibt es beim Achtstundentag mit der bekannten Verlängerung auf zehn Stunden. Beschlossen ist auch dieser Teil nicht.
Quellen & Referenzen
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21: Arbeitgeber-Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet. bundesarbeitsgericht.de
- EuGH-Urteil 14.05.2019, Rs. C-55/18 (CCOO): Mitgliedstaaten müssen objektive, verlässliche und zugängliche Zeiterfassungssysteme vorschreiben. curia.europa.eu
- IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung 2026, Pflicht, Gesetzesstand und Urteile. Darstellung des BMAS-Referentenentwurfs. ihk.de
- Sage: Arbeitszeitreform 2026 in Deutschland: elektronische Zeiterfassung trifft flexible Wochenarbeitszeit. sage.com
- WEKA: Pflicht zur Zeiterfassung, was ändert sich gesetzlich? Bußgeldrahmen nach ArbZG/ArbSchG. weka.de
- Osborne Clarke Arbeitsrecht: Was der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 für die HR-Praxis bedeutet. Elektronikpflicht, Delegation, Einsichtsrecht, Bußgeldrahmen 50.000 Euro. osborneclarke-arbeitsrecht.de
- Handwerksblatt: Elektronische Erfassung der Arbeitszeit wird Pflicht, Ausnahme für Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmern und gestaffelte Übergangsfristen. handwerksblatt.de
- Bird & Bird: Koalitionsausschuss Juli 2026, arbeitsrechtliche Kernpunkte des Reformpakets im Überblick. twobirds.com
- jusora: Arbeitszeitgesetz-Reform 2026, was wirklich gilt und was nur geplant ist. Stand ohne Kabinettsbeschluss, Wochenarbeitszeit nur bei Tarifbindung. jusora.de
