Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden: Alle Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen. Eine eigene gesetzliche Regelung steht noch aus. Was heute schon Pflicht ist, was ein Referentenentwurf plant, und warum Mittelständler jetzt handeln sollten.
Zeiterfassung ist kein bürokratisches Extra, sondern bereits heute rechtliche Pflicht. Foto: Ono Kosuki auf Pexels
Was seit September 2022 für alle Unternehmen gilt
Ein Urteil, das viele Unternehmer unterschätzt haben: Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21), dass bereits nach geltendem Recht eine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung besteht. Grundlage ist nicht das Arbeitszeitgesetz direkt, sondern das Arbeitsschutzgesetz, aus dem das BAG eine generelle Arbeitgeberpflicht ableitet.
Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche. Ausgenommen sind lediglich leitende Angestellte im gesetzlichen Sinn.
Was zu erfassen ist:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Pausen (Beginn und Ende)
- Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit
Was der Referentenentwurf plant
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat einen Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Stand Juni 2026 ist dieser noch nicht verabschiedet. Wer also eine Schlagzeile gelesen hat, die mit „elektronische Zeiterfassung ist jetzt Pflicht” titelt, sollte vorsichtig sein. Pflicht ist die Zeiterfassung, ihre Form ist es noch nicht.
Was der Entwurf vorsieht:
Elektronische Erfassung als Regelfall: Zeiterfassung soll grundsätzlich digital erfolgen, jeweils am Tag der Arbeitsleistung. Papierzettel wären damit Vergangenheit.
Flexiblere Arbeitszeiten als Gegenleistung: Im Gegenzug sollen Arbeitstage von bis zu zwölf Stunden möglich werden, wenn im Wochenschnitt 48 Stunden nicht überschritten werden. Der starre Achtstundentag würde durch ein Wochenmodell ersetzt.
Gestaffelter Zeitplan nach Unternehmensgröße:
- Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten: Übergangsfrist von einem Jahr
- Betriebe bis 249 Mitarbeitende: zwei Jahre
- Kleine Betriebe unter 50 Beschäftigten: fünf Jahre
Wann das Gesetz kommt und ob die Fristen so bleiben, ist offen. Für die Planung lohnt es sich trotzdem, diese Staffelung im Blick zu haben.
„Mittelständische Unternehmen, die jetzt auf rechtssichere digitale Zeiterfassung umstellen, erfüllen schon die heutige Anforderung und sind für die kommende Pflicht vorbereitet.”
IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung 2026, Pflicht, Gesetzesstand und Urteile
Was bei Verstößen droht
Behörden können Unternehmen anweisen, ein rechtssicheres Zeiterfassungssystem einzuführen. Kommen Unternehmer dieser Anordnung nicht nach, sind Bußgelder bis zu 30.000 Euro möglich. Diese Konsequenz ergibt sich bereits aus dem aktuellen Recht, noch ohne neue Gesetzesnovelle.
Wer Überstunden oder Sonn- und Feiertagsarbeit nicht dokumentiert, riskiert darüber hinaus Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten des Arbeitszeitgesetzes. Diese waren schon vor dem BAG-Urteil bußgeldbewehrt.
Was das für den Mittelstand bedeutet
Ein Unternehmen mit 80 Mitarbeitenden, das noch mit Excel-Tabellen oder Stundenbögen auf Papier arbeitet, erfüllt formal möglicherweise die Mindestanforderung. Rechtssicher ist das nicht. Manipulierbare Aufzeichnungen bestehen die „objektiv und verlässlich”-Hürde aus dem EuGH-Urteil (C-55/18) nur schwer.
Drei Punkte, auf die es bei der Systemauswahl ankommt:
- DSGVO-Konformität: Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Das System muss Zugriffsrechte sauber abbilden und eine Zweckbindung sicherstellen.
- Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung und ERP: Isolierte Lösungen schaffen nur einen weiteren Datentopf. Wer ERP-Systeme im Einsatz hat, sollte auf direkte Integration achten.
- Betriebsratskonformität: Hat ein Betrieb einen Betriebsrat, braucht die Einführung eines Zeiterfassungssystems dessen Mitbestimmung. Eine Betriebsvereinbarung ist dann Pflicht.
Die gute Nachricht: Viele Zeiterfassungslösungen sind inzwischen günstig, cloudbasiert und schnell eingeführt. Wer Prozessautomatisierung ohnehin auf der Agenda hat, kann Zeiterfassung gleich mitdenken, statt sie als Sonderprojekt zu behandeln.
Häufige Fragen
Besteht bereits heute eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass alle Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Die Pflicht gilt unabhängig von Branche und Unternehmensgröße.
Muss die Zeiterfassung schon elektronisch sein?
Noch nicht zwingend. Solange die geplante ArbZG-Novelle nicht verabschiedet ist, sind auch schriftliche Systeme zulässig, sofern sie objektiv, verlässlich und zugänglich sind. Der Referentenentwurf sieht jedoch elektronische Zeiterfassung als künftigen Standard vor.
Welche Bußgelder drohen bei Verstößen?
Behörden können bei Verstößen gegen bestehende Aufzeichnungspflichten eine Anordnung erlassen. Wird dieser nicht nachgekommen, drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro. Diese Höhe gilt bereits nach aktuellem Recht.
Was muss bei der Zeiterfassung konkret dokumentiert werden?
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie alle Pausen. Überstunden und Sonn- oder Feiertagsarbeit sind ohnehin im ArbZG explizit dokumentationspflichtig.
Wann gilt die elektronische Pflicht für kleine Betriebe?
Der geplante Stufenplan sieht für Betriebe unter 50 Beschäftigten eine Übergangsfrist von bis zu fünf Jahren nach Inkrafttreten der Novelle vor. Das Gesetz ist Stand Juni 2026 noch nicht verabschiedet, daher gibt es noch kein konkretes Datum.
Quellen & Referenzen
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21: Arbeitgeber-Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet. bundesarbeitsgericht.de
- EuGH-Urteil 14.05.2019, Rs. C-55/18 (CCOO): Mitgliedstaaten müssen objektive, verlässliche und zugängliche Zeiterfassungssysteme vorschreiben. curia.europa.eu
- IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung 2026, Pflicht, Gesetzesstand und Urteile. Darstellung des BMAS-Referentenentwurfs. ihk.de
- Sage: Arbeitszeitreform 2026 in Deutschland: elektronische Zeiterfassung trifft flexible Wochenarbeitszeit. sage.com
- WEKA: Pflicht zur Zeiterfassung, was ändert sich gesetzlich? Bußgeldrahmen nach ArbZG/ArbSchG. weka.de
