Letzte Woche rief mich ein Maschinenbauer aus dem Ruhrgebiet an. Drei KI-Piloten im Unternehmen, alle auf Eis gelegt. Der Grund, den er nannte: Bürokratie. Datenschutzfolgeabschätzung noch nicht abgeschlossen, Betriebsrat noch nicht eingebunden, CISO noch nicht an Bord. Dann sah ich die Zahlen aus einer aktuellen Digitalisierungsstudie: 44 Prozent der deutschen KMU nutzen KI bereits, 55 Prozent nennen Bürokratie als größtes Digitalisierungshindernis. Meine erste Reaktion war nicht Mitgefühl.
44 Prozent haben einen Weg durch die Regulierung gefunden. Der Rest erklärt uns, warum es nicht geht. Foto: SK Strannik auf Pexels
Die Zahl, an der ich hängengeblieben bin
Laut einer aktuellen KMU-Digitalisierungsstudie setzen 44 Prozent der deutschen Mittelständler KI bereits ein, hoch von 32 Prozent im Vorjahr. Das ist kein graduelles Wachstum. Das ist ein Sprung von fast 40 Prozent innerhalb von zwölf Monaten.
Gleichzeitig sagen 55 Prozent, Bürokratie sei ihr größtes Digitalisierungshindernis. Noch vor Kosten, die auf 52 Prozent kommen.
Das passt auf den ersten Blick nicht zusammen. Fast die Hälfte des Mittelstands hat die Regulierung also irgendwie gelöst, und die Mehrheit sagt trotzdem, sie komme nicht durch. Entweder hat die erste Gruppe etwas entdeckt, das die zweite nicht sieht. Oder “Bürokratie” bezeichnet zwei verschiedene Dinge.
Ich glaube, es ist Letzteres.
Was “Bürokratie” wirklich bedeutet, wenn man genauer fragt
Ich führe pro Monat zwischen 12 und 15 Sales- und Beratungsgespräche mit mittelständischen Unternehmen. In den letzten sechs Monaten hat sich ein Muster herausgeschält: “Bürokratie” ist das neue “zu teuer.”
Vor zwei Jahren war Budget der häufigste Einwand gegen KI. Die meisten dieser Einwände waren keine echten Ressourcenprobleme. Sie waren Prioritätsentscheidungen, verkleidet als externe Sachzwänge. Heute ist Bürokratie der häufigste Einwand. Dasselbe Muster, neues Kostüm.
Ein Beispiel aus dem letzten Quartal. Ein Logistikunternehmen, 120 Mitarbeiter, gutes EBIT. Der Geschäftsführer wollte KI für den Kundenservice testen. Drei Monate Gespräch, immer wieder verschoben. Genannter Grund: DSGVO-Bedenken, kein Datenschutzbeauftragter für KI-spezifische Fragen an Bord.
Ich fragte, wie lange es dauern würde, den Datenschutzbeauftragten einzubinden. Zwei Wochen, schätzte er. Warum war das noch nicht passiert? Stille. Dann: “Wir hatten das noch nicht priorisiert.”
Das ist der Kern. Bürokratie kostet Zeit. Das Nicht-Priorisieren kostet mehr.
Wenn 44 Prozent des Mittelstands einen Weg durch die Regulierung gefunden haben, ist Bürokratie kein Hindernis. Sie ist eine Aufgabe.
Die drei echten Bürokratie-Probleme
Ich will fair sein. Es gibt echte regulatorische Hürden. Drei tauchen in meinen Gesprächen immer wieder auf. Alle drei sind lösbar, wenn man sie als Projekt behandelt statt als Blockade.
DSGVO und AI Act. Wer intern ChatGPT oder Claude für interne Texte und Recherchen nutzt, betreibt in den allermeisten Fällen keine Hochrisiko-Anwendung im Sinne des AI Act. Der regulatorische Aufwand ist für typische Mittelstandsfälle überschaubar. Das Problem ist meist das Fehlen eines internen Ansprechpartners, der das klärt, kein juristisches Labyrinth ohne Ausweg.
Betriebsrat. Ja, KI verändert Arbeitsprozesse, und das muss besprochen werden. In fast allen Fällen, die ich begleitet habe, war der Betriebsrat nach dem ersten echten Gespräch kein Blocker mehr, sondern ein Partner. Der häufige Fehler: Man redet zu spät und zu defensiv. Wer den Betriebsrat in die Pilotplanung einbindet, statt ihn erst zu informieren wenn der Pilot läuft, spart sechs Wochen Verzögerung.
Interne Genehmigungsprozesse. Das ist der unsichtbarste Bürokratie-Typ. Kein Gesetz, kein Regulator, nur die eigene Hierarchie. Und der lässt sich nur durch eine Entscheidung auf Geschäftsführungsebene lösen. Nicht durch ein besseres Regulierungsumfeld in Brüssel.
Die Seite, die ich nicht ausblenden will
Wir bei Collective Brain hatten Ende letzten Jahres selbst eine Phase, in der interne Compliance-Fragen einen KI-Piloten ausgebremst haben. Einen Monat lang warteten wir auf eine Klärung mit einem Anwalt, die am Ende zwei Stunden gedauert hat.
Die eigentliche Verzögerung war nicht die Rechtslage. Es war, dass wir das Gespräch nicht vier Wochen früher gebucht haben.
Bürokratie ist selten die Mauer. Meistens ist sie eine Tür, hinter der jemand wartet, den man noch nicht angerufen hat.
Die 44 Prozent haben nicht weniger Regulierung als die anderen 56 Prozent. Sie haben jemanden, der den Anruf gemacht hat.
