Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Wer das noch nicht eingerichtet hat, riskiert bereits heute seinen Vorsteuerabzug. Und das ist erst der Anfang: Ab Januar 2027 kommt die Sendepflicht für grosse Mittelständler, ab 2028 für alle.
E-Rechnung ist kein Technikprojekt, sondern eine Geschaeftsfuehrer-Entscheidung. Foto: Engin Akyurt auf Pexels
Das groesste Missverstaendnis vorab: PDF ist keine E-Rechnung
Bevor wir zu den Fristen kommen, muss das Wichtigste klar sein: Ein PDF-Dokument, das ihr per E-Mail verschickt, ist im Sinne des Gesetzes keine elektronische Rechnung. Auch nicht, wenn die Datei sauber aussieht und alle Pflichtangaben enthaelt.
Eine E-Rechnung ist nach dem neu gefassten Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes ein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Dokument, das der europaeischen Norm EN 16931 entspricht. Das Finanzamt will keine schoen formatierte PDF, die ein Mensch liest. Es will Daten, die eine Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten kann.
Das BMF ist in seinem FAQ-Dokument eindeutig: “Eine Rechnung, die in einem Bildformat (z.B. JPEG oder PNG) oder einem PDF ausgestellt wird, erfuellt die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.”
Viele Unternehmen glauben bereits jetzt, sie haetten auf E-Rechnung umgestellt, weil ihre Software Rechnungen als PDF per E-Mail sendet. Das ist falsch. Und dieses Missverstaendnis wird teuer.
Die drei Fristen, die ihr kennen muesst
Das Wachstumschancengesetz vom 27. Maerz 2024 hat die Pflicht eingefuehrt. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Umsetzungsdetails praezisiert und die Fristen bestaetigt. Keine Verlaengerungen, keine Aufweichungen.
| Frist | Was gilt |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle inlaendischen B2B-Unternehmen muessen E-Rechnungen empfangen koennen |
| Bis 31.12.2026 | Senden per PDF oder Papier noch erlaubt (mit Zustimmung des Empfaengers) |
| Ab 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz muessen E-Rechnungen senden |
| Bis 31.12.2027 | Kleinere Unternehmen duerfen noch PDF/Papier senden (mit Zustimmung) |
| Ab 01.01.2028 | Alle inlaendischen B2B-Rechnungen muessen als E-Rechnung ausgestellt werden |
Zwei Punkte sind beim Lesen dieser Tabelle wichtig. Erstens: Die Sendepflicht gilt nur fuer B2B-Rechnungen, also Rechnungen zwischen Unternehmen mit inlaendischen Umsaetzen. B2C, also Rechnungen an Privatpersonen, sind dauerhaft ausgenommen. Zweitens: Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis 250 Euro fallen unter Paragraf 33 UStDV und sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Es gibt zwei gaengige Formate, die die gesetzlichen Anforderungen erfuellen:
XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthaelt alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form, aber ohne visuelle Darstellung. Wer eine XRechnung oeffnet, sieht Code, keinen Rechnungslayout. Fuer die Lesbarkeit braucht man entweder eine kompatible Buchhaltungssoftware oder einen separaten Viewer. Im B2G-Bereich, also bei Rechnungen an Behoerden und oeffentliche Auftraggeber, ist XRechnung seit Jahren Pflicht.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Es kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Empfaenger kann die Rechnung im PDF-Reader oeffnen und lesen wie bisher. Gleichzeitig enthaelt die Datei im Hintergrund den strukturierten XML-Datensatz, den Buchhaltungssoftware automatisch ausliest. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.4 (seit Januar 2026 gueltig).
Beide Formate erfuellen die gesetzliche Anforderung gleichermassen, sofern sie die europaeische Norm EN 16931 umsetzen. Fuer die meisten Mittelstaendler ohne eigene IT-Abteilung ist ZUGFeRD die praktischere Wahl, weil der Empfaenger die Rechnung weiterhin als PDF lesen kann.
Was droht, wenn ihr es ignoriert?
Das Hauptrisiko ist der Vorsteuerabzug. Ab dem jeweiligen Pflichtdatum kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern, wenn eine Eingangsrechnung nicht den Anforderungen entspricht. Das betrifft sowohl Sender als auch Empfaenger.
Konkret: Erhaelt euer Unternehmen nach dem 1. Januar 2027 weiterhin PDF-Rechnungen von einem Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Umsatz, hat das Finanzamt das Recht, euren Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen zu streichen. Das ist nicht das Problem eures Lieferanten, es ist eures.
”Eine Rechnung, die in einem Bildformat oder einem PDF ausgestellt wird, erfuellt die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.”
Bundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung, 2025
Hinzu kommt Paragraf 26a UStG: Die vorsaetzliche oder leichtfertige Ausstellung nicht-normkonformer Rechnungen ist eine Ordnungswidrigkeit. Bussgelder bis zu 5.000 Euro pro fehlerhafter Rechnung sind moeglich. Wer systematisch gegen die Pflicht verstoesst, laeuft ausserdem Gefahr, dass das Finanzamt die gesamte Buchfuehrung im Rahmen einer Betriebspruefung verwirft. Nachzahlungen werden mit 6 Prozent pro Jahr verzinst.
Ein oft uebersehener Punkt: Geschaeftsfuehrer haften nach Paragraf 43 GmbHG persoenlich, wenn kein funktionierendes Steuer-Compliance-System existiert. “Das hat die Buchhaltung nicht eingerichtet” ist keine Verteidigung.
Was ihr jetzt konkret tun muesst: Die Checkliste
1. Empfangsbereitschaft pruefen
Seit Januar 2025 muesst ihr E-Rechnungen empfangen koennen. Das minimale technische Erfordernis ist ein E-Mail-Postfach, das XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien entgegennimmt. Aber: Empfangen allein reicht nicht. Die Rechnungen muessen GoBD-konform archiviert werden, und der XML-Datensatz muss im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck der ZUGFeRD-Datei erfuellt das nicht.
2. Buchhaltungssoftware auf Kompatibilitaet pruefen
Kann eure Software XRechnung und ZUGFeRD einlesen und erzeugen? Welches ZUGFeRD-Profil wird standardmaessig verwendet? Falls ihr das nicht wisst, Anbieter direkt fragen. Guenstige Loesungen wie Lexware Office (ab 7,90 Euro/Monat) und sevDesk (ab 7,90 Euro/Monat) unterstuetzen beide Formate. WISO MeinBuero und easybill ebenfalls. Wer DATEV nutzt, arbeitet ueber den Steuerberater und ist in der Regel schon abgedeckt.
3. Ausgaberechnungen auf Normkonformitaet pruefen
Wenn ihr schon ZUGFeRD-Rechnungen verschickt: Welches Profil erzeugt eure Software? Ist es EN 16931 oder EXTENDED? Ein kostenloser Validator prueft das in Sekunden. Empfehlenswert ist das Tool unter e-rechnung.tools oder der offizielle KoSIT-Validator (Open Source, auf GitHub). Jede Rechnung vor dem Versand mindestens einmal testen.
4. Leitweg-ID: Nur fuer Behoerdenrechnungen
Im B2B-Bereich braucht ihr keine Leitweg-ID. Das BMF hat das klargestellt: Im B2B-Feld kann ein Platzhalter wie ”-” eingetragen werden. Leitweg-IDs sind ausschliesslich fuer Rechnungen an Behoerden und oeffentliche Auftraggeber Pflicht. Dort muesst ihr die ID beim Auftraggeber erfragen.
5. Archivierung regeln
E-Rechnungen sind nach Paragraf 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der Erstellung beziehungsweise des Empfangs. Entscheidend: Der XML-Datensatz muss in seinem Originalformat erhalten bleiben. Eine ZUGFeRD-Datei darf nicht in ein anderes Format konvertiert werden, ohne den XML-Kern zu erhalten.
6. Lieferanten und Kunden aktiv kontaktieren
Prueft, ob eure wichtigsten Lieferanten bereits E-Rechnungen ausstellen koennen. Und informiert eure Kunden rechtzeitig, dass ihr ab dem jeweiligen Datum nur noch E-Rechnungen senden werdet. Wer mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, muss das spaetestens im Herbst 2026 aktiv kommunizieren.
7. Formatwahl mit eurem Steuerberater abstimmen
Ob XRechnung oder ZUGFeRD sinnvoller ist, haengt von eurem Kunden- und Lieferantenfeld ab. Wer viel mit Behoerden arbeitet, muss XRechnung beherrschen. Wer hauptsaechlich mittelstaendische Kunden hat, faehrt mit ZUGFeRD besser, weil das PDF weiterhin lesbar bleibt. Viele Softwareloesungen unterstuetzen inzwischen beide Formate.
Wer tiefer in die Buchhalter-Automatisierung einsteigen will: Unser Artikel zu KI in der Buchhaltung zeigt, wie Mittelstaendler den naechsten Schritt gehen und Eingangsrechnungen komplett automatisiert verarbeiten lassen.
Apropos Pflichten: Die E-Rechnungspflicht ist nicht die einzige gesetzliche Anforderung, die 2026 und 2027 auf den Mittelstand zukommt. Wer das Thema Compliance generell angehen will, findet in unserem Beitrag zur NIS2-Registrierungspflicht einen guten Einstieg in die Cybersicherheitsanforderungen. Und wer digitale Tools einsetzt, sollte auch die DSGVO-konforme Nutzung im Blick haben: 7 Regeln fuer KMU.
Kein Tool-Projekt, sondern eine Entscheidung des Geschaeftsfuehrers
Die E-Rechnungspflicht wird in vielen Unternehmen gerade als IT-Aufgabe behandelt. Das ist ein Fehler. Es handelt sich um eine steuerrechtliche Anforderung mit unmittelbaren Konsequenzen fuer den Vorsteuerabzug und fuer die persoenliche Haftung der Geschaeftsfuehrung.
Wer mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz macht, hat noch sechs Monate bis zur Sendepflicht. Das klingt grosszuegig, aber Buchhaltungssoftware muss beschafft, konfiguriert, getestet und in bestehende Prozesse integriert werden. Lieferanten muessen informiert werden. Mitarbeiter muessen geschult werden.
Die gute Nachricht: Technisch ist das Problem fuer einen Mittelstaendler in der Regel in vier bis acht Wochen loesbar. Die guenstigsten Loesungen sind ab etwa acht Euro pro Monat verfuegbar. Wer jetzt anfaengt, hat ausreichend Zeit. Wer es auf die naechste Betriebspruefung ankommen laesst, nicht.
Haeufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht auch fuer Rechnungen an Privatpersonen?
Nein. Die Pflicht gilt ausschliesslich fuer B2B-Umsaetze, also Rechnungen zwischen inlaendischen Unternehmern. Rechnungen an Privatpersonen koennen weiterhin als PDF oder auf Papier ausgestellt werden.
Was ist, wenn mein Kunde noch keine E-Rechnungen empfangen kann?
Bis zum jeweiligen Ende der Uebergangsfrist (31.12.2026 fuer Grossunternehmen, 31.12.2027 fuer alle anderen) koennen Rechnungen weiterhin als PDF oder Papier versandt werden, wenn der Empfaenger zustimmt. Diese Zustimmung muss nicht schriftlich sein, kann aber auch implizit vorliegen. Ab dem Pflichtdatum entfaellt diese Ausweichoption.
Muss ich eine Leitweg-ID haben, um E-Rechnungen zu senden?
Nur wenn ihr an Behoerden oder oeffentliche Auftraggeber rechnet (B2G). Dort ist die Leitweg-ID Pflicht und muss beim Auftraggeber erfragt werden. Im B2B-Bereich genuegt ein Platzhalter wie ein Bindestrich im entsprechenden Feld. Das hat das BMF ausdruecklich bestaetigt.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre nach Paragraf 14b Abs. 1 UStG, gerechnet vom Ende des Kalenderjahres der Ausstellung oder des Empfangs. Wichtig: Der XML-Datensatz muss in seinem Originalformat erhalten bleiben. Ein Papierausdruck oder eine Konvertierung in ein anderes Format genuegen nicht.
Reicht eine kostenlose Software aus?
Fuer kleine Volumen gibt es Gratis-Optionen, etwa easybill mit bis zu 50 Dokumenten pro Monat. Fuer die meisten Mittelstaendler sind die guenstigen Einstiegstarife von Lexware Office oder sevDesk (jeweils ab 7,90 Euro/Monat) ausreichend. Wichtig ist, dass die Software XRechnung und ZUGFeRD mit dem Profil EN 16931 oder EXTENDED erzeugt und einlesen kann.
Quellen & Referenzen
- Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung, inkl. Klärung Leitweg-ID und Profilvoraussetzungen. bundesfinanzministerium.de
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einfuehrung der obligatorischen E-Rechnung, Archivierungsflexibilisierung und Fehlerklassifizierung. bundesfinanzministerium.de
- Haufe Redaktion: Elektronische Rechnung wird Pflicht, Rechtsueberblick Paragraf 14/27 UStG. haufe.de
- Grant Thornton: Analyse des BMF-Schreibens Oktober 2025. grantthornton.de
- KoSIT (Koordinierungsstelle fuer IT-Standards): Offizieller Open-Source-Validator fuer XRechnung. github.com
- e-rechnung.tools: Kostenloser Online-Validator fuer XRechnung und ZUGFeRD. e-rechnung.tools
- sevDesk: Software-Vergleich E-Rechnung-taugliche Tools fuer KMU. sevdesk.de
